LA CONCILIACION EN MEDIO DEL COVID-19

LA CONCILIACION EN MEDIO DEL COVID-19

En medio del caos de todo tipo que ha generado la COVID-19, los servicios de justicia aun funcionan – y deben seguir funcionando.

De esta forma, hoy en día, en el marco de los decretos 491 de 2020 y 806 de 2020, en armonía con lo señalado en la ley 640 de 2001, los centros de conciliación están trabajando con algunas modificaciones muy interesantes, que se justifican en un Estado Moderno.

LA CAUSA DE LA MODERNIZACIÓN

Lo curioso es que tales modificaciones tuvieran que emerger de una situacion calamitosa como esta, cuando la normatividad colombiana, desde tiempo atrás, ha buscado dinamizar todos los trámites y procesos que realizamos los ciudadanos.

Por ejemplo, con la expedición de la ley 527 de 1999, se crearon una serie de procedimientos de validación de comunicaciones, mediante las cuales, los mensajes de datos que se envien las personas, en determinado momento tienen vocacion probatoria.

Tal situacion fue convalidada por el código general del proceso, en el artículo 103, al indicar que, en TODAS las actuaciones judiciales, deberá procurarse el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Estas novedades solo se implementaron con ocasion de la emergencia sanitaria provocada por el COVID-19.

En materia de conciliacion y trámites de insolvencia sucedió lo mismo. Existe un antes y un después de la declaratoria de pandemia.

Antes, todos sabemos, las conciliaciones debían hacerse personalmente; los trámites de negociación de deudas de persona natural no comerciante dispuesto en el CGP y de reestructuración de pasivos referido en la ley 1116, también.

Las firmas con esfero y demás protocolos propios del siglo XX eran predominantes. (Sin el sello no vale, decían). Las actas estaban llenas de firmas, sin las cuales no se podía dar por terminado el procedimiento.

Entonces, pregunto yo: ¿Para qué inventaron la ley 527 de 1999? ¿Para qué inventaron el artículo 103 del CGP? Si nadie se atrevía a aplicarlo.

FALENCIAS ACTUALES DEL SISTEMA

Por supuesto, hoy vemos que nos falta tecnología, que las redes de Internet son lentas y fluctuantes; que falta capacitacion a conciliadores, servidores públicos y en general a la ciudadanía en el manejo de las tecnologías.

Sabemos que estas falencias aquejan todo el sistema judicial, incluyendo los centros de conciliación, obviamente, pero se ha avanzado y se han detectado los inconvenientes y las falencias, seguramente el camino es mejorar en esos aspectos y no devolvernos al papel y sello.

COMO DEBE SER EL PROCEDIMIENTO ACTUAL EN MATERIA DE CONCILIACIÓN

A pesar de esas limitaciones, hoy el procedimiento es sencillo, algunos centros de conciliación ya lo implementaron:

LA SOLICITUD

Desde cualquier lugar del país, cualquier persona puede realizar su solicitud de conciliación a cualquier centro de conciliación, en la solicitud debe o debería indicar:

  • Los hechos en que se basa y por supuesto, las pretensiones, lo que aspira oobtener.
  • Como lo dice el decreto 806 de 2020, TODOS los datos de comunicacion que tenga el CONVOCANTE del CONVOCADO, cuando dice TODOS, se refiere a dirección física, celular, whatsapp, facebook, instagram, etc… Y debe procurar que sean TODOS esos medios, los que conozca del convocado, máxime si con esa conciliación pretende agotar el requisito de PROCEDIBILIDAD y recuerde que esos datos son los mismos que deben adjuntarse a la demanda,  te olvides, no vaya a ser que te admitan la demanda y en un futuro te aleguen indebida notificación.
  • Tus propios datos de notificación y de tu apoderado, si aplica.

EL TRÁMITE QUE DEBE(RÍA) DARSE A LA SOLICITUD

Una vez recibida la solicitud, el conciliador, al evaluarla, si determina que el asunto es conciliable, procede a citar al convocado por todos los medios que recibió en la solicitud, y procede a fijar FECHA y medio electrónico para la reunión que será VIRTUAL, si así considera hacerlo o si asi es la mejor manera de prestar el servicio.

Por supuesto, también puede hacer la diligencia de forma presencial, no sobra decirlo.

COMO SE REALIZA LA AUDIENCIA

El medio electrónico de comunicación para la reunión puede ser  personal; o zoom, teams y/o cualquier otra plataforma que permita  reuniones virtuales y en ellas el REGISTRO, GRABACIÓN de la reunión y en especial de la voluntad de los asistentes.

Puede ser que el centro de conciliacion tenga su propio sistema de grabación, lo importante es que quede ese REGISTRO y que posteriormente pueda ser consultado por cualquier persona, llámense los interesados o algun juez que quiera verificar el contenido del video para verificar lo expuesto en el acta, que como se sabe, si se hace virtual, por ahora solo lleva la firma del conciliador y toma especial importancia esa prueba que cualquier dia podrá ser consultada.

INSTALACIÓN DE LA AUDIENCIA

Al llegar el día de la reunión o audiencia, como quiera llamarse, el conciliador, al instalar la sesión debe:

a) Identificarse plenamente, con su nombre, numero de cedula y tarjeta profesional, informar a los asistentes a qué centro de conciliación se encuentra ADSCRITO;

b) Verificar la asistencia de las partes e Identificarlas plenamente, indagar por los generales de ley (dirección, telefono, correo electrónico, etc) y pedir que aporten a la audiencia su documento de identidad. Si la diligencia es presencial, preferiblemente toma copia de sus documentos.

En caso de presentar excusa de inasistencia por una o las dos partes, con prueba sumaria que justifica la circunstancia, el conciliador procede a fijar nueva fecha.

Igualmente, ante la inasistencia del convocado, el convocante decide si desea citarlo nuevamente o si prefiere que se expida la constancia de inasistencia de una vez.

En todo caso, si la diligencia es virtual y comparecen, que los asistentes acerquen sus documentos a la cámara hasta que sean legibles y se vea que posteriormente podrán ser observados en el video, por supuesto,  también debe aportarse la tarjeta profesional en caso de los apoderados.

c) Si a la audiencia concurren apoderados, el conciliador DEBE RECONOCERLES PARSONERÍA para actuar, para lo cual puede la parte aportar un poder escrito, con las fomalidades del CGP, o con las descritas en el decreto 806 de 2020.

Pero también puede concederse personería en la misma diligencia, como indica el artículo 74 de la norma procesal.

De cualquier forma, corresponde al conciliador VERIFICAR la formalidad del poder, de acuerdo a lo dispuesto en el CGP y en el decreto 806 de 2020.

d) Una vez realizado este protocolo, el conciliador debe(ria) establecer las reglas de la audiencia: respeto por el otro, forma de uso de la palabra, si es virtual y la plataforma tiene mecanismo de «levantar la mano», informarlo a los asistentes, y sobretodo, preferentemente MANTENER ENCENDIDA LA CÁMARA EN TODO MOMENTO, especialmente al momento de manifestar su voluntad respecto a los acuerdos, etc. Es decir, fijar claramente las reglas de juego.

e) Si existen complicaciones de video, puede el conciliador decidir que todos los asistentes apaguen sus cámaras mientras alguno expone su opinión o decisión.

f) Indicar a las partes las consecuencias de cualquiera de los resultados de la diligencia: que si es exitosa, los acuerdos a los que lleguen deberán ser cumplidos cabalmente porque prestan mérito ejecutivo y que según el tipo de asunto, hace o no hace tránsito a cosa juzgada.

Se sugiere que el conciliador explique a los asistentes a que se refiere eso, preguntar a las partes si comprendieron el significado de tales situaciones.

También el conciliador debe explicar a los asistentes las consecuencias del fracaso de la diligencia: que facultan a las partes a acudir a la justicia ordinaria.

QUIENES Y CÓMO PUEDEN ASISTIR A LA DILIGENCIA DE CONCILIACION

A la reunión puede asistir, de forma presencial una de las partes, o las dos, o juntos hacerlo de forma virtual, no hay impedimiento en ninguna de las variantes.

Las audiencias o reuniones de conciliacion son privadas, es decir que a ella no deben asistir terceros ajenos al conflicto, únicamente las partes y sus apoderados pueden estar presentes.

A la audiencia, si no puede comparecer alguna de las partes por no encontrarse en el domicilio donde se realizará la audiencia, puede asistir de forma virtual, o puede asistir sólamente su apoderado, el conciliador debe considerarlo válido, así lo dispone el artículo 620 del código general del proceso, en armonía con lo señalado en el decreto 806 de 2020.

 DESARROLLO DE LA AUDIENCIA

Una vez realizadas todas las previsiones anteriores, el conciliador concede el uso de la palabra al convocante, para que exprese lo que quiere CON CLARIDAD, y preferiblemente puede sugerir brevedad.

El conciliador PUEDE hacer una sintesis de las pretensiones del convocante y le corre traslado al convocado, para que exprese sus opiniones y proponga una CONTRAPROPUESTA.

El conciliador al escuchar las diferentes posturas puede PROPONER soluciones intermedias.

¿Y SI EL TEMA ES DE MENORES DE EDAD (ALIMENTOS, CUSTODIA O VISITAS)?

Tratándose de menores, el conciliador está obligado a informar a los asistentes que se procura el bienestar del menor y en todas sus intervenciones podría hacer ver que se busca el BIENESTAR del menor.

A propósito de menores, el conciliador, para hacer un paréntesis, en caso de evidenciar o detectar que existen posibles vulneraciones o amenazas a los derechos de los menores, ESTÁ EN LA OBLIGACIÓN LEGAL de correr traslado del video, de los hechos que le conste, o de sus apreciaciones al ICBF y/o a la fiscalía, según corresponda.

Recuerda que el conciliador está ejerciendo temporalmente una FUNCION PUBLICA (Art. 116 CN), que le obliga no solo a respetar la ley, sino a denunciar los hechos que tengan conocimiento que son delito (art. 6 CN), así como están en el deber de proteger a los menores, como indica el artículo 44 de la Constitución.

CONTROL DE LEGALIDAD

Dentro del trámite de la conciliación, el conciliador puede y debe, hacer CONTROL DE LEGALIDAD de las actuaciones que se realizan en su diligencia, es decir, verificar, por ejemplo, poderes, que cumplan las formalidades, sin las cuales puede negarse a reconocer personería a un apoderado o excluir un participante o una pretensión.

EN CASO DE LOGRAR ACUERDO

En caso de realizarse acuerdo, es funcion del conciliador VERIFICAR suficiente y ampliamente la voluntad de las partes que han asentido y en la forma que lo han hecho.

Puede realizar preguntas atinentes a las partes, por ejemplo: si ha sido obligado a realizar el acuerdo; si esta seguro de su decisión; si se encuentra satisfecho con su decisión; si es consciente de las consecuencias de su decisión; que repita, por favor en que consiste el acuerdo al que llegó, etc.

Siempre el conciliador debe tener presente que, por ahora, no existe acta firmada por las partes, a no ser que sea presencial; por esa razón debe procurar que en el video quede registrado todo lo pertinente a la voluntad de las partes.

Si hubo acuerdo, el conciliador genera un acta en la que sintetiza los hechos, las pretensiones de las partes y el acuerdo logrado.

CUANDO NO HAY ACUERDO

Si no hay acuerdo, si no se logró, el conciliador procede a elaborar una CONSTANCIA de audiencia fallida.

REMISIÓN A LAS PARTES DEL RESULTADO DE LA AUDIENCIA

En cualquier caso se envía el acta o la constancia a las partes, por los medios que ellos mismos indicaron al inicio de la audiencia.

Pueden esas constancias o actas ser enviadas desde el correo electrónico del centro de conciliación.

Si las partes lo desean, pueden pedir copia del video de la diligencia, SIEMPRE QUE HAYA ACUERDO, cuando no lo hay, NO DEBE ENVIARSE EL VIDEO, porque no hubo acuerdo y la constancia es suficiente.

El video es útil y eventualmente necesario cuando HAY ACUERDO, cuando no lo hay, NADA DE LO DICHO sirve como medio de prueba, es por ello que no se expide copia del video, únicamente a solicitud de autoridad judicial, si se realizó la grabación.

A QUÉ CLASE DE AUDIENCIAS APLICA ESTE PROCEDIMIENTO

A las de conciliación en derecho, a las  de insolvencia de persona natural no comerciante en etapa de negociación de deudas a que refiere el Código General del Proceso.

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